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Ausbildung Hotelkaufmann /-frau

Hotelkaufleute kennen sich ebenso wie Hotelfachleute in allen Abteilungen eines Hotels aus. Obwohl sie ihren Einsatzbereich auch innerhalb der Abteilungen Empfang, Reservierung oder Verkauf haben können, sind sie größtenteils auch hinter den Kulissen aktiv.

Informationen zur Ausbildung

Hier wird es schwerpunktmäßig deine Aufgabe sein in den kaufmännischen Abteilungen wie Buchhaltung, Personalbüro und Einkauf für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Für die Personalplanung sowie die Bearbeitung von Personalvorgängen bist du genauso verantwortlich wie für die Kostenkontrollen und das Erstellen von Betriebsstatistiken.

Wie du merkst, bist du bei diesem Ausbildungsberuf nicht in ständigem Gästekontakt. Stattdessen liegt dein Augenmerk vielmehr darin, die unterschiedlichen kaufmännischen Prozesse in der Hotelorganisation zu steuern und zu kontrollieren. Deine Aufstiegsmöglichkeiten reichen vom Abteilungsleiter bis zum Hoteldirektor oder selbstständigen Hotelier.

Ausbildungsvoraussetzung

  • Mindestens Hauptschulabschluss, besser mittlere Reife oder Abitur
  • Betriebswirtschaftliches Verständnis und Freude im Umgang mit Zahlen
  • Selbstständig und gut im Organisieren
  • Teamorientierte Arbeitsweise
  • Gute Umgangsformen und kommunikationsstark
  • Dienstleistungsorientiert und Verhandlungsgeschick

Ausbildungsdauer

Nach 3 Jahren kannst du deine Ausbildung mit dem Titel Hotelkaufmann/-frau abschließen.

Ausbildungsinhalte

  • Vorbereitende Arbeiten im Bereich der Buchhaltung
  • Rechnungsstellung und Kontenkontrolle
  • Kalkulation von Preisen
  • Auswertung von betrieblichen Kennzahlen sowie Kosten- und Ertragsrechnung
  • Mitarbeit in der Personalabteilung
  • Gäste- und Kundenbetreuung, z.B. Verkaufsgespräche führen
  • Speisen und Getränke servieren

Weitere Informationen zu den Ausbildungsinhalten haben wir dir hier zusammengefasst.

Berufsschule

  • 1 Tag bzw. 2 Tage je Woche
  • oder Blockunterricht

Ausbildungsprüfung

Als Hotelkaufmann/-frau in der Ausbildung legst du am Ende des ersten Ausbildungsjahres die Zwischenprüfung ab. Während der dreistündigen Prüfung steht das Planen von Arbeitsschritten oder die Präsentation von Produkten auf dem Prüfungsplan.

Im Anschluss an die Zwischenprüfung folgt nach zwei Jahren die Abschlussprüfung, die in einen schriftlichen und einen praktischen Teil gegliedert ist. Im Fokus stehen insbesondere wirtschaftliche und betriebliche Zusammenhänge, aber auch der Umgang mit Gästen und Kunden ist Bestandteil dieser Prüfungen.

Berufsaussichten als Hotelkauffrau/-mann

Da der Schwerpunkt deiner Ausbildung im Bereich Personal und Organisation, Einkauf sowie Buchhaltung liegt, werden die meisten Hotelkaufleute auch nach erfolgreichem Abschluss in einer kaufmännischen Abteilung wie z.B. Buchhaltung, Rechnungswesen und Personalabteilung ihre Karriere fortsetzen. Hier stehen dir Aufstiegsmöglichkeiten zum Abteilungsleiter, Hoteldirektor oder selbstständigen Hotelier offen.

Weiterbildungsmöglichkeiten

  • Meisterkurs (Hotelmeister)
  • Fachwirt im Gastgewerbe (IHK)
  • Hotelfachschule (staatl. geprüfter Gastronom oder Betriebswirt)
  • Bachelor und Master
  • Fachseminare

Ausbildungsinhalte Hotelkauffrau/-mann

Als angehende/r Hotelkauffrau/-mann durchläufst du während deiner Ausbildung verschiedene Bereiche. Der Schwerpunkt liegt auf folgenden Themen:

Küchenbereich

Zu Beginn deiner Ausbildung wirst du ca. 12 Wochen in der Küche verbringen und die dortigen Abläufe kennenlernen. Du lernst die Produkte und ihre Verwendungsmöglichkeiten kennen. Außerdem wirst du lernen, einfache Speisen selber zuzubereiten. Dabei beachtest du die jeweiligen Rezepte und die Wirtschaftlichkeit, das heißt, du lernst so zu kochen, dass du keine unnötigen Abfälle übrig behältst. Ebenso wirst du in die Präsentation der angerichteten Speisen eingebunden, da das Auge bekanntlich mitisst und sich der Gast über einen schön dekorierten Teller freut.

Ein wichtiger Punkt in der Küche ist die Hygiene. Du lernst die Vorschriften kennen und anzuwenden und reinigst dementsprechend sowohl deine Arbeitsflächen als auch dich selber.

Du lernst nach und nach, deine Arbeitsschritte selbstständig zu planen und vorzubereiten. Dabei berücksichtigst du sowohl die hygienischen Vorschriften als auch den wirtschaftlichen Umgang mit deinen Arbeitsmitteln.

Büroorganisation und –kommunikation

Für eine Zeit von ca. 18 Wochen wirst du den Bereich Büroorganisation und –kommunikation kennenlernen. Du wirst verschiedene schriftliche Arbeiten ausführen und Schriftstücke ablegen. Du lernst, wie du Daten sichern kannst und den Umgang mit den Datenschutzbestimmungen. Der Datenschutz ist sehr wichtig im Umgang mit den vertraulichen Angaben der Hotelgäste.

Du wirst Besprechungen vor- und nachbereiten und ggf. Protokoll führen. Mit Kunden und Lieferanten wirst du Korrespondenz führen, sei es per Telefon oder via E-Mail. Dir werden ausgewählte Aufgaben zugeteilt, die du teamorientiert ausführen wirst. Du achtest gemeinsam mit deinen Kollegen darauf, dass keine Störung der internen Kommunikation auftritt. Du bist für die Planung von Termin verantwortlich, koordinierst und überwachst diese.

Service

Weitere 10 Wochen verbringst du im Servicebereich. Während deiner Zeit dort lernst du, Speisen und Getränke in den hoteleigenen Gastronomiebereichen zu servieren. Du bereitest Kalt- und Heißgetränke selbstständig zu und wirst bei Menübesprechungen mitwirken. Weiterhin wirst du in den Umgang mit dem Kassensystem eingearbeitet, so dass du bei den Gästen kassieren kannst.

Wenn du im Service eingeteilt bist, nimmst du eine Gastgeberrolle ein. Du empfängst und betreust die Hotelgäste während ihres kompletten Restaurantaufenthaltes und berätst sie hinsichtlich ihrer Speise- und Getränkewahl. Mit der Zeit wirst du ein Gespür dafür bekommen, welcher Gast gerne ausführlich beraten werden möchte und wer keinen Wert auf Betreuung legt, so dass du mit dem richtigen Maß an Servicebereitschaft auftreten kannst. Du wirst lernen, worauf du bei deinem Auftreten und deinem Äußeren zu achten hast, damit sich der Gast wohl fühlt. Nach und nach wirst du in der Lage sein, fremdsprachliche Fachbegriffe in deinen Beratungsgesprächen mit dem Gast einzubauen.

Auch hier wird wieder auf Einhaltung der Hygienevorschriften Wert gelegt.

Warenwirtschaft

Innerhalb der Warenwirtschaft wirst du während deiner Ausbildung als Hotelkauffrau/-mann ca. 12 Wochen verbringen. Du wirst damit beginnen, Waren anzunehmen, auf Schäden sowie auf Richtigkeit hinsichtlich der getätigten Bestellung zu überprüfen. Du wirst lernen, wie man welche Ware am besten lagert und kontrollierst regelmäßig die Warenbestände, damit neue Bestellungen rechtzeitig vorgenommen werden können. In deinem zweiten Ausbildungsjahr wirst du weitere 8 Wochen in der Warenwirtschaft eingesetzt sein. Du wirst dann selbstständig Bestellungen durchführen. Außerdem lernst du, Zahlungsvorgänge zu bearbeiten und Verkaufspreise zu errechnen. Du wirst Inventuren durchführen und unter Anleitung schriftlich festhalten.

Zusätzlich lernst du die Wartung von Geräten und Maschinen kennen und wirst bei Bedarf die Reparatur in Auftrag geben.

Im dritten Lehrjahr wirst du noch einmal ca. 6 Wochen in der Warenwirtschaft eingesetzt sein. Du wirst dann selbstständig Angebote für die Lieferung und Bestellung der Waren einholen und diese miteinander vergleichen, um so das für den Betrieb günstigste herauszufiltern. Dabei achtest du auf die entscheidenden Kriterien, unter anderem auf die Art und Beschaffenheit, den Preis und die Qualität der Güter. Nach der ausgeführten Bestellung überwachst du den Liefertermin und sorgst dafür, dass alles in der geplanten Zeit erledigt wird.

Kaufmännische Steuerung und Kontrolle sowie Kalkulation von Preisen

Im zweiten Ausbildungsjahr wirst du ca. 18 Wochen in der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle verbringen. Dort wirst du deinen Vorgesetzten mit vorbereitenden Arbeiten für den Jahresabschluss unterstützen. Du wirst mit verschiedenen Währungen zu tun haben und lernen, diese richtig umzurechnen. Du lernst die betrieblichen Maßnahmen kennen, die bei Verzögerungen von Zahlungen des Gastes eingeleitet werden. Du wirst bei der Kostenkontrolle mitwirken und ggf. geeignete Lösungen vorschlagen. Außerdem wirst du nach und nach in der Lage sein, die Wichtigkeit von verschiedenen Investitionen beurteilen zu können. Ebenfalls übernimmst du das Führen von Betriebsstatistiken und die Auswertung von betrieblichen Kennzahlen.

Um geeignete und gewinnbringende Hotelpreise festlegen zu können, wirst du Daten für die Kalkulation ermitteln.

Gäste- und Kundenbetreuung

Außerdem wirst du die Erfahrung im Umgang mit den Hotelgästen, die du bereits während deiner Zeit im Service sammeln konntest, weiter ausbauen. Du lernst, Gespräche im Sinne der Gäste als auch des Unternehmens zu führen. Du wirst Reklamationen und Beschwerden der Hotelgäste entgegennehmen und in ihrem Sinne Lösungsvorschläge suchen und anbieten. Des Weiteren wirst du in der Reservierung Erfahrung sammeln: du nimmst Reservierungswünsche entgegen und führst diese aus. Du lernst, auf die Wünsche deiner Gäste einzugehen und sie diesen entsprechend zu beraten.

In deinem dritten Ausbildungsjahr wirst du noch einmal ca. 24 Wochen in der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle eingesetzt werden.

Werbung und Verkaufsförderung

Für ca. 16 Wochen wirst du den Bereich Werbung und Verkaufsförderung kennenlernen. Du wirst zwischen Werbeträgern und Werbemitteln unterscheiden können und für deinen Ausbildungsbetrieb passende Werbung einsetzen. Bei den jeweiligen Werbeaktionen wirst du aktiv mitwirken und die werbebezogene Dekoration durchführen.

Wirtschaftsdienst

Im Rahmen des Wirtschaftsdienstes wirst du ca. 10 Wochen lang im Housekeeping eingesetzt. Du lernst, die Hotelzimmer vor Anreise und nach Abreise des Gastes herzurichten und zu säubern. Täglich wirst du die Zimmer überprüfen, Betten machen und Handtücher austauschen. Dabei berücksichtigst du sowohl die Privatsphäre des Gastes als auch die Vorschriften zur Betriebshygiene.

Personalwirtschaft

Im dritten Ausbildungsjahr wirst du den Bereich Personalwirtschaft kennenlernen. Dort wirst du ca. 22 Wochen lang eingesetzt sein. Zuerst lernst du die arbeits- und sozialrechtlichen Bestimmungen kennen, die hier wirksam sind. Außerdem wirst du tarifliche Regelungen anwenden. Auch bei der Personalplanung wirst du mit eingesetzt werden. Du lernst, welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn neue Mitarbeiter gesucht und eingestellt werden. Genauso kommst du aber auch in Berührung mit den Vorgängen, wenn ein bestehendes Arbeitsverhältnis beendet wird. Dir wird gezeigt, wie du Vorgänge in Verbindung mit Arbeits- und Fehlzeiten bearbeitest. Du wirst in der Lage sein, die Ziele und Bedeutungen von Personalbeurteilungen  zu benennen. Schließlich wirst du noch lernen, eine Entgeltabrechnung zu erstellen.

Prüfungen Hotelkauffrau/-mann

Während deiner Ausbildung als Hotelkauffrau/-mann musst du zwei Prüfungen absolvieren, die Zwischen- und die Abschlussprüfung.

Die Zwischenprüfung
Die Zwischenprüfung findet nach deinem ersten Ausbildungsjahr statt, meistens im Zeitraum Dezember bis Mai. Du bekommst eine praktische Aufgabe gestellt, für deren Bearbeitung du maximal drei Stunden Zeit hast. Hier kommt es den Prüfern darauf an zu sehen, ob du Arbeit planen, durchführen und präsentieren kannst. Außerdem wird darauf Wert gelegt, dass du betriebliche Vorschriften, zum Beispiel zur Hygiene oder zum Umweltschutz, berücksichtigst.

Zum Bestehen deiner Zwischenprüfung musst du mindestens die Note „4“ erreichen.

Die Abschlussprüfung
Die Abschlussprüfung findet am Ende deiner Ausbildung statt, also nach 2,5 bzw. 3 Jahren. Sie gliedert sich in einen schriftlichen und einen praktischen Teil. Der schriftliche Teil enthält die folgenden drei Bereiche

Hotelbetrieb und Hotelorganisation
Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
Wirtschafts- und Sozialkunde

Im ersten Fach, also Hotelbetrieb und Hotelorganisation, hast du 120 Minuten Zeit, um Aufgaben unter anderem aus den Bereichen Personalwirtschaft, Datenschutz oder auch Beratung und Verkauf zu lösen. Hier kommt es darauf an, dass du zeigst, dass du alle Zusammenhänge des Betriebes verstehst, Arbeitsabläufe analysieren und Lösungsmöglichkeiten entwickeln kannst.

In dem zweiten Prüfungsfach, Kaufmännische Steuerung und Kontrolle also, hast du auch 120 Minuten Zeit. Hier werden Themengebiete wie zum Beispiel Warenwirtschaft und Kosten- und Leistungsrechnung geprüft. Hier wird besonders auf deine Fähigkeiten im Rechnungswesen geachtet.

Für Wirtschafts- und Sozialkunde hast du 60 Minuten bei der Bearbeitung Zeit. Hier kommt es darauf an, dass du wirtschaftliche und gesellschaftliche Zusammenhänge in der Arbeitswelt darstellen kannst.

In dem praktischen Teil der Abschlussprüfung bekommst du zwei Aufgaben vorgelegt, aus denen du dir eine aussuchen darfst. Insbesondere werden die Bereiche Einkauf, Personal und Kommunikation von den Prüfern in Betracht gezogen. Du bekommst in etwa 15 Minuten Zeit, um deine ausgewählte Aufgabe vorzubereiten. Dann trittst du wieder deinen Prüfern gegenüber, von ihnen wirst du im Gespräch über deine Aufgabe geprüft. Dieses Prüfungsgespräch dauert maximal 30 Minuten.

Wenn du die Abschlussprüfung erfolgreich bestanden hast, liegt die Zeit der Berufsschule hinter dir. Du kannst dich nun Hotelkauffrau/-mann nennen und deine weiteren Ziele in Angriff nehmen.

Für den Fall, dass…

Solltest du in einem dieser drei Fächer die Note „6“ bekommen, so ist deine Abschlussprüfung leider nicht bestanden. Sollte in zwei Fächern eine „5“ vorliegen und im dritten Fach mindestens eine „4“ erreicht worden sein, so darfst/musst du eine mündliche Ergänzungsprüfung ablegen. Diese Prüfung wird in dem schlechtesten Fach stattfinden. Sie dauert ca. 15 Minuten und die finale Notengebung setzt sich dann im Verhältnis 2:1 zusammen. Das bedeutet, deine schriftlichen Ergebnisse zählen doppelt so viel wie die mündlichen.

Solltest du auch die mündliche Ergänzungsprüfung nicht bestehen oder solltest du in einem Fach eine „6“ haben, so kannst du deine Abschlussprüfung maximal zwei Mal wiederholen. Dies ist allerdings erst zum nächsten offiziellen Prüfungstermin möglich, kann sich also über einige Monate hinziehen.

Quelle: azubicareer.de